Organizar la fiesta perfecta: Una lista para que no te olvides de nada

NotebookOrganizar la fiesta perfecta es fácil si te organizas bien. Una lista de tareas puede salvarte la vida. En realidad una lista es útil en cualquier situación. Pero mucho más ante un evento, un viaje o cualquier otro momento que se salga de tu rutina.

Porque si no compras aceite, pues bajas al súper o se lo pides a la vecina o te vas a comer a casa de tu madre. Pero si al sacar la tarta no tienes las velas…¿qué? Puede que tengas suerte y te des cuenta justo a tiempo, haya un sitio abierto muy cerca y además tengan las velas que necesitas (esto no lo digo porque me haya pasado). Esa suerte no la tendrás dos veces, amiga, la estadística es así, y Murphy existe.

Así que si vas a organizar la fiesta perfecta, haz una buena lista. Y por si mi experiencia (y mis errores) os sirven, os cuento cómo lo hago yo.

Organizar la fiesta perfecta – Las herramientas

cómo organizar la fiesta perfectaCómo imaginaréis, hoy en día hay herramientas para todo. Y sí, hay apps para esto también. Yo he echado un vistazo a un par de ellas, esta que es fea pero está bien pensada y esta que es para calcular bebida, comida y presupuesto. He de decir que pueden ser útiles pero no me convencieron del todo.

Si utilizas algún gestor de tareas en tu ordenador o dispositivos móviles, seguro que te permite hacer “checklists” y es una buena opción.

Personalmente para las listas lo he probado todo y al final he vuelto a la libreta. Pesa poco, no se le acaba la batería, y es totalmente customizable. Yo soy muy fan de las nuevas tecnologías pero qué queréis que os diga, es como si al escribir a mano se grabasen las cosas de otra manera. Y además las hay tan monas que es difícil resistirse, y puestos a gastar por lo menos darle uso a los caprichos, ¿no?. Eso sí, aquellas tareas que deben ser realizadas en un plazo concreto las añado a la agenda del móvil para que me avise. Porsiaca.

Organizar la fiesta perfecta – Ordena tu lista

Independientemente del tipo de fiesta, creo que podemos agrupar la lista de dos maneras; por temas o cronológicamente. Yo lo hago por temas. y luego como os decía antes les asigno “fecha de caducidad” y las agrego en mi agenda.

Por ejemplo, Un tema para mi sería “Invitados”, que incluye diseñar invitaciones, imprimirlas (llevar a imprenta, recogerlas, enviarlas…) hacer la lista de invitados, comprobar las confirmaciones/anulaciones, etc Algunas de estas tareas tengo que hacerlas sí o sí en una fecha concreta (ir a la imprenta, por ejemplo) y otras puedo hacerlas sobre la marcha (ir chequeando confirmados) así que la primera irá a la agenda y la otra sólo a la lista. digamos que a mi agenda añado tareas genéricas (ir a comprar comida y bebida) o con una fecha concreta (recoger invitaciones) y mi checklist tiene TODO (menos las velas.

Además de apuntar la tarea, es importante registrar también si va a hacerlo otra persona. Así podemos incluir cosas como “confirmar que xxx me ha enviado la lista de invitados” porque aunque no seas tú la que hace la tarea, necesitas saber si esta hecha para seguir adelante. Y además evita duplicar trabajo.

Organizar la fiesta perfecta – Comida y bebida

Si lo hacemos nosotros, debemos decidir menú con antelación y organizar una agenda y lista para las elaboraciones. En general tardaremos más de lo que pensamos, y si somos anfitriones no queremos estar en la cocina hasta el último minuto, sudando la gota gorda. Que tenemos que arreglarnos y recibir a los invitados. Y si alguno de los invitados de confianza tiene una receta estrella, o si tu Tia Favorita cocina de muerte, ¡pide que te traiga algo! a los cocinillas les encanta aportar, aprovéchalo.

Debemos ajustar el presupuesto y que no sobre demasiada comida, calcula siempre un poco por debajo. Al hacer una fiesta todos tendemos a poner comida de más, y siempre hay bajas de última hora. Al tema de las cantidades le dedicaremos un post en exclusiva, creo que lo merece.

Organizar la fiesta perfecta – Decoración

Como organizar la fiesta perfectaSi vas a hacer una fiesta temática, o simplemente quieres que todo este coordinado en una gama de color, debes planificarlo cuidadosamente. A veces no es fácil encontrar elementos decorativos a la vuelta de la esquina, aunque afortunadamente cada vez hay más tiendas donde encontrar cosas bonitas a buen precio. Piensa que cuánto más concreto sea el tema más difícil y más tiempo necesitas para encontrar lo que quieres.

En internet puedes comprar de todo, pero hay algunas pegas: ten muy en cuenta los plazos de entrega. Comprar en China puede ser mucho más barato y puedes encontrar cosas increíbles. Y con envío gratis. pero va a tardar una eternidad, así que si vas a hacerlo, que sea mínimo tres meses antes. En serio. Otra pega: los colores de tu pantalla no son reales. Si buscas elementos de decoración en gamas muy concretas ten cuidado porque igual al llegar a casa no es como esperabas. Y tu memoria te puede engañar también. Yo salgo de compras con una muestra de color en el bolso (una servilleta, por ejemplo). Pero yo soy muy quisquillosa, ¡y cegata!

Organizar la fiesta perfecta – Money money

Muchas veces la fiesta se organiza entre un grupo de amigos. Es importante establecer un presupuesto de antemano para no pasarse mucho y llevar la cuenta de quién ha pagado o no su parte, o si alguien se encarga de hacer una parte y lo adelanta, de que se le devuelva lo que corresponda. Un amigo francés me decía este refrán: “Las cuentas claras hacen buenos amigos”. en una fiesta compartida, no olvides la lista de “las cuentas”.

Organizar la fiesta perfecta – 5 cosas que no pueden faltar

 Añade a tu lista siempre, sin falta:

  1. Hacerte un regalillo para estrenar en la fiesta (unos pendientes, una barra de labios…zapatos si quieres arriesgarte)
  2. Un fotógrafo, profesional o tu primo el instagrammer…pero alguien que inmortalice el momento.
  3. Tu mejor sonrisa; una vez empiece la fiesta olvídate de todo lo que no sea disfrutarla.
  4. Dar las gracias: con una nota, con un whatsapp o un detalle para los invitados.
  5. Las velas!!!

Os dejo una extensa checklist para descargar. Creo que puede servir de guía. Es posible que os sobren cosas pero podéis coger aquello que necesitéis. ¡Espero que os sirva, y podáis organizar la fiesta perfecta!!

lista de tareas en orden cronológico

lista de tareas por temas

Muchos besos de Pepita Limón

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